En su libro “A Sense of Style”, el psicólogo Steven Pinker menciona una etiqueta de advertencia en un generador portátil que decía: “La exposición leve al CO puede provocar daños acumulados con el tiempo. La exposición extrema al CO puede ser fatal rápidamente sin producir síntomas de advertencia significativos”. Para cualquiera que no sepa que “CO” es la fórmula química del monóxido de carbono, un gas venenoso incoloro e inodoro, la advertencia es vaga, confusa y potencialmente letal.
Una versión mejorada aparece en un modelo más reciente: “Usar un generador en interiores PUEDE MATARTE EN MINUTOS. El escape del generador contiene monóxido de carbono. Este es un veneno que no se puede ver ni oler”.
Al ser más fácil de entender, la nueva etiqueta probablemente haya salvado vidas . Y si bien lo que está en juego no es tan alto cuando se trata de la comunicación entre los trabajadores de oficina, cualquiera que haya pasado tiempo en el mundo laboral ha visto a los equipos pasar horas discutiendo problemas que podrían haberse resuelto en minutos.
Eso es lo que sucede cuando las personas no se comunican bien: no dicen lo que quieren decir, malinterpretan las intenciones de los demás y se pierde el tiempo en conversaciones largas, vagas y confusas.
Afortunadamente, hay una mejor manera de hablar con intención, o como dice el cofundador de NLI, David Rock, ser SSG: sucinto, específico y generoso.
Ser breve
Ser conciso significa usar la menor cantidad de palabras posible para transmitir su mensaje. Uno de los mayores problemas con la comunicación en el lugar de trabajo es tomar más tiempo del necesario para transmitir sus ideas. Ya sea hablando o escribiendo, tenemos una tendencia a deambular.
Pero aquí está el problema: la capacidad cognitiva es limitada. Nuestra capacidad para procesar información es finita y nuestra memoria de trabajo solo puede contener unos pocos elementos a la vez. Cuando sus oraciones están llenas de verborrea innecesaria, aumenta la carga cognitiva de la otra persona y su mensaje se vuelve más difícil de entender. Para respetar los límites de la memoria de trabajo, solo ofrezca información esencial. Puede parecer contradictorio, pero usar menos palabras hace que tus ideas sean más fáciles de entender.
Por ejemplo, un gerente que habla sobre una nueva característica crucial para un producto de software podría decir algo como: “Como gerente de este grupo de personas, me gustaría aprovechar esta oportunidad para brindar una orientación muy necesaria mientras nos preparamos para embarcarnos en nuestro último proyecto. Como sin duda ya saben, este trimestre asumiremos el desafío de desarrollar una función nueva e innovadora para nuestro producto de software”.
O bien, el gerente podría decir: “Este trimestre, estamos desarrollando una característica nueva e innovadora”.
La mejor manera de ser más sucinto es reducir la velocidad. Antes de empezar a hablar, haz una pausa y piensa en lo que quieres decir. Luego, dígalo en tan pocas palabras como sea necesario.
Ser específico
Piensa en una comida excepcional que hayas tenido. Si se lo contaras a un amigo, podrías describir la comida como “excelente” o “increíble” y sentir que esas palabras son precisas. Pero para alguien que no estuvo allí, esas palabras son vagas. Después de todo, un restaurante “excelente” con comida “increíble” podría referirse a una barra de comida sucia que sirve lonchas grasientas de pechuga cocinada a fuego lento en hojas de papel de estraza o podría referirse a una terraza junto al mar con una estrella Michelin que sirve una degustación de nueve platos. menú de tartar de remolacha glaseado con yuzu, vieiras a la plancha y ensalada de sunchoke con emulsión de trufa negra. El hecho de que sepa lo que tiene en mente no significa que el oyente lo sepa.
Ser específico significa ser directo y explícito y usar detalles para pintar una imagen en la mente de su oyente. En el trabajo, esto podría significar que en lugar de decir que una empresa es “de inmensa importancia para nuestra organización y tiene potencial para maximizar nuestro éxito a largo plazo”, podría decir, “predecimos que esta nueva función aumentará las ventas en un 20 % para fin de año”. Lo que nos convertiría en el líder del mercado”.
Ser específico significa brindar información relevante y usar palabras concretas y sin ambigüedades para crear un entendimiento compartido de modo que la imagen mental de la otra persona coincida con la suya.
Ser generoso
Ser generoso significa enmarcar su comunicación de una manera que sea fácil de entender para que los oyentes o lectores no tengan que trabajar tanto. La comunicación no se trata solo de información; también se trata de empatía: pensar en la mente de la otra persona y ser intencional al conectar nuevas ideas con su comprensión existente. Esto podría significar asegurarse de tomarse un momento adicional para revisar un informe y asegurarse de que ninguno de los problemas favoritos de escritura de su gerente esté presente o asegurarse de responder preguntas sobre un nuevo proyecto para que las personas puedan sumergirse en el contexto correcto.
Las conversaciones en el lugar de trabajo pueden ser un campo minado, e incluso los malentendidos más leves pueden hacer que los colaboradores se sientan amenazados. Así que la próxima vez que tenga una conversación en el trabajo, haga una pausa para pensar en lo que quiere decir y cómo quiere decirlo, teniendo cuidado de ser breve, específico y generoso para que se entienda su mensaje.
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