El mito de la multitarea

Multitarea
Autor: Berta Garcia Bustamante

Estás en tu escritorio en casa, escuchando al CEO de la compañía durante una reunión interminable de Zoom. Mientras reprime un bostezo, su computadora portátil suena y lo alerta de un correo electrónico entrante. Hace clic para ver si es urgente, oh, es solo un cliente que solicita una reunión. Revisas tu calendario y envías algunos horarios posibles. Vuelve brevemente su atención a la reunión, pero otro departamento está discutiendo algo irrelevante para su trabajo. Luchando por mantenerse alerta, decide jugar un juego rápido en su teléfono para obtener la dosis de dopamina que tanto necesita. Cuando se abre la aplicación y planeas tu primer movimiento, de repente escuchas la voz de tu jefe llamando tu nombre: “¿Podemos saber qué piensas sobre esto?”

Si alguna vez ha experimentado un escenario así, probablemente haya sido culpable de realizar múltiples tareas. O tal vez realiza múltiples tareas de otras maneras: tener música o la televisión de fondo mientras escribe un informe, alternar entre el correo electrónico y una presentación en la que está trabajando, o desplazarse por las redes sociales cada pocos minutos mientras lee un documento aburrido. Con muchos de nosotros trabajando desde casa, la multitarea podría incluso extenderse al cuidado de los niños o las tareas del hogar.

La tecnología moderna hace que sea más fácil que nunca hacer varias cosas a la vez. Las notificaciones de los programas informáticos y las aplicaciones de los teléfonos móviles reclaman constantemente nuestra atención. Tenemos múltiples pestañas abiertas en nuestros navegadores web y múltiples programas ejecutándose en nuestras computadoras portátiles, lo que nos permite saltar frenéticamente de una pantalla a otra. Las reuniones que alguna vez se llevaron a cabo en una sala de conferencias, donde sería dolorosamente obvio si alguien estaba hablando por teléfono, ahora se llevan a cabo por video. Nos decimos a nosotros mismos que la multitarea nos hace más eficientes, incluso cuando luchamos por mantener un pensamiento coherente en medio de los flujos de datos que asaltan nuestro cerebro desde varias direcciones.

En la década de 1990, a medida que la tecnología hizo que la multitarea en el lugar de trabajo fuera más factible, comenzó a aparecer en los currículos y descripciones de puestos como una habilidad codiciada. Pero el término en sí es un nombre inapropiado: el cerebro humano en realidad es incapaz de completar más de una tarea cognitiva a la vez. En cambio, cambia rápidamente de una tarea a otra, lo que da como resultado lo que se conoce como un “costo de cambio”, un retraso que ocurre cuando el cerebro almacena información relacionada con una tarea abandonada y redirige su atención a una nueva. Numerosos estudios han demostrado que las personas casi siempre tardan más en completar una tarea y cometen más errores cuando cambian de tarea que cuando se enfocan en una sola tarea a la vez.

 

Por qué hacemos múltiples tareas (y por qué no deberíamos)

 

Un estudio de los colaboradores de Microsoft realizado durante la pandemia reveló que la multitarea durante las reuniones remotas era omnipresente. El estudio examinó registros anónimos de actividad de correo electrónico y archivos en la nube, así como diarios, de casi 100.000 empleados de EE. UU. y descubrió que muchos realizaban tareas relacionadas con el trabajo durante las reuniones porque, irónicamente, una gran cantidad de reuniones dejaban muy poco tiempo para completar su trabajo.

Incluso antes de que las reuniones virtuales se convirtieran en algo común, muchos trabajadores creían que la multitarea los hacía más productivos. Sin embargo, la investigación encontró que los trabajadores de oficina tardan un promedio de 25 minutos en recuperarse de las interrupciones y volver a su tarea original.

Otro concepto erróneo común es que la multitarea mejora nuestro desempeño porque nos permite ver un problema con una “nueva perspectiva”. Un estudio probó esta idea con dos tareas: un sudoku y una búsqueda de palabras. Se pidió a los participantes que trabajarán en las tareas consecutivamente, cambiaran de tarea cada cuatro minutos o eligieran cuándo alternar entre las dos tareas. Ambos grupos multitarea obtuvieron puntajes sustancialmente más bajos en las tareas que el grupo que trabajó en los acertijos de forma consecutiva. Según los investigadores, los costos de cambiar (tener que recordar las reglas, los detalles y los pasos tomados hasta el momento) superan cualquier beneficio de un “ojo nuevo”.

La evidencia también indica que los “multitaskers” crónicos se desempeñan peor en muchas tareas cognitivas. Según el psicólogo Clifford Nass“Las personas que realizan múltiples tareas todo el tiempo no pueden filtrar la irrelevancia. No pueden manejar una memoria de trabajo. Están crónicamente distraídos. Inician partes mucho más grandes de su cerebro que son irrelevantes para la tarea en cuestión”.

Lo complicado es que, si bien se pueden reconocer las desventajas de la multitarea, puede ser difícil dejar de hacerlo porque la práctica está muy arraigada en nuestra sociedad. Aquí hay algunos consejos para romper el hábito

 

Date cuenta de que no eres bueno en eso

 

Podrías estar pensando: “Esto no se aplica a mí, soy un buen multitasker por naturaleza”. Y no está solo: una encuesta encontró que el 93% de las personas dicen que pueden realizar varias tareas a la vez mejor que la persona promedio. Junto con sus otras desventajas, la multitarea parece afectar la metacognición, nuestra capacidad para monitorear nuestro propio desempeño en una tarea. Por lo tanto, la multitarea tiene el potencial de reducir nuestro rendimiento mientras nos hace pensar que lo estamos haciendo bien. Esto puede ser peligroso en ciertas situaciones, como conducir mientras se envían mensajes de texto.

 

Aplica la regla de los 20 minutos

 

Desarrolle la autodisciplina para enfocarse con láser en una sola tarea durante 20 minutos. Desactiva las redes sociales y otras notificaciones, oculta tu teléfono celular y cierra las ventanas de tu computadora que no estén relacionadas con la tarea en cuestión. En lugar de revisar obsesivamente el correo electrónico cientos de veces al día, por ejemplo, dedique 20 minutos al principio y al final del día para esta tarea. Cuando complete sus 20 minutos, tome un breve descanso y luego continúe con la misma tarea o cambie a otra durante 20 minutos. Se sorprenderá de cuánto más puede lograr en incrementos de 20 minutos sin saltar frenéticamente de una tarea a otra.

 

Planifica reuniones más inteligentes

 

El estudio de los colaboradores de Microsoft encontró que las características de las reuniones, como el tamaño, la duración, la hora del día y el tipo, se correlacionaron con la medida en que las personas realizan varias tareas a la vez.

Según sus hallazgos, para mantener a los funcionarios enfocados y comprometidos, los líderes deben hacer que las reuniones sean lo más breve y pequeñas posibles. Si la reunión puede evitarse por completo y manejarse con un correo electrónico o un chat de equipo, mucho mejor. Evite programar reuniones importantes para la mañana, cuando es más probable que los colaboradores realicen múltiples tareas, coincidiendo con el uso máximo del correo electrónico cuando las personas comienzan su día. Para reuniones largas o grandes, considere hacer circular una agenda con horarios en los que se discutirán diferentes temas para que los colaboradores puedan trabajar en otras cosas durante las discusiones irrelevantes para ellos. Los investigadores también sugieren introducir una convención en la que tener la cámara encendida implica atención total, mientras que una cámara apagada indica que la persona está realizando múltiples tareas.

Los líderes también deben alentar la participación activa durante la reunión, por ejemplo, haciendo preguntas específicas a los miembros del equipo. Si busca mejorar su rendimiento, tome notas para mantenerse comprometido y haga preguntas y aporte ideas siempre que sea posible.

 

Si debes realizar varias tareas a la vez…

 

Seamos sinceros; algunas tareas son tan aburridas que hace que la vida sea más agradable tener algo más en segundo plano, incluso si la tarea lleva más tiempo o requiere más verificación de errores. Sin embargo, si vas a realizar múltiples tareas en el trabajo, elige sabiamente tus tareas.

Una teoría llamada cognición de subprocesos podría ayudar a predecir cuándo la multitarea es más perjudicial para la productividad. De acuerdo con esta teoría, el cerebro es un recurso procesal central que coordina los recursos perceptuales (p. ej., la visión o el oído) y motores (p. ej., los movimientos de los ojos o las manos). Los conflictos (es decir, los costos de cambio) surgen cuando múltiples tareas requieren el mismo recurso o atención del recurso de procesamiento central al mismo tiempo. Por eso es más fácil escuchar música que ver la televisión mientras se escribe: puede mantener la vista en la pantalla de la computadora. Sin embargo, pensar en la letra de la canción mientras intentas componer tu próxima oración resultará en retrasos.

En última instancia, concentrarse en una tarea ahorrará tiempo, mejorará la precisión y reducirá el estrés. Y evitará ese momento incómodo en el que tienes que pedirle a tu gerente que repita la pregunta porque estabas viendo videos de gatos durante la reunión de Zoom.

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