La gestión del tiempo no es lo que piensas

gestión del tiempo
Autor: Jay Dixit

Una cosa que todos tenemos en común es que luchamos con el tiempo. Viejo o joven, director ejecutivo líder en la industria o jubilado, todos conocemos la sensación de desear tener más. Y todos estamos demasiado familiarizados con los comportamientos irracionales que acompañan a esa sensación de escasez.

Estamos consumidos por el ajetreo y luchamos por resistir las distracciones , que nos alejan de las cosas más importantes para nosotros. Sufrimos de ansiedad y agobio, y libramos interminables batallas contra la procrastinación , la programación excesiva y el compromiso excesivo.

Detrás de todos estos problemas, argumenta Oliver Burkeman, autor de “Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals”, hay una verdad única e ineludible: nuestro tiempo en la Tierra es finito. Si tenemos suerte, tenemos alrededor de 4000 semanas, tiempo que no es suficiente para hacer todo lo que vale la pena hacer.

 

La neurociencia de la gestión del tiempo

 

El problema no es sólo que la vida sea corta. Es que no nos cuesta aceptar su finitud. La muerte es un pensamiento aterrador e inductor de ansiedad, y nos involucramos en estrategias de evitación emocional para escapar de la incomodidad de la mortalidad. Es por eso que luchamos tanto con la procrastinación y la distracción, y a menudo dedicamos menos tiempo a las cosas que más valoramos.

Una serie de sesgos cognitivos interfieren con nuestra capacidad de ser productivos y administrar bien nuestro tiempo. Uno es el descuento hiperbólico, también conocido como sesgo presente: nuestra tendencia a elegir recompensas más pequeñas ahora en lugar de recompensas más grandes que están más distantes en el tiempo. Es por eso que elegimos la impulsividad y la gratificación inmediata sobre las metas a largo plazo.

Otra es la prospección color de rosa, o la sensación persistente de que algún día, en un punto indefinido en un futuro color de rosa bañado por el sol, nuestra vida real finalmente comenzará. Es entonces cuando imaginamos que finalmente podremos controlar el tiempo y poder hacer las cosas que tanto nos importan, como escalar los Alpes, iniciar un negocio o jugar con nuestros hijos.

Pero eso es una ilusión. No hay un momento futuro inminente en el que mágicamente tengamos tiempo para todo, sin importar cuán eficientes, productivos y disciplinados seamos.

A lo que se reduce esto es a que si cree que está administrando su tiempo de manera imperfecta, no está gastando el tiempo haciendo lo que es importante para usted. Si lo más importante en tu vida es escribir una novela pero pasas todo el tiempo jugando videojuegos, no estás administrando tu tiempo de manera efectiva.

La mala gestión del tiempo también genera estrés. Cuando constantemente sientes que te estás ahogando, tratando desesperadamente de ponerte al día, crea un estado de amenaza en el cerebro. Los estudios muestran que nuestra capacidad para realizar trabajos creativos se ve afectada cuando el cerebro se encuentra incluso en un estado de amenaza leve , por lo que es fundamental administrar su tiempo lo suficientemente bien como para tranquilizar su mente.

Aquí hay algunas estrategias para redefinir su relación con el tiempo.

 

Deja de intentar hacer todo

 

La sabiduría convencional sostiene que una mejor gestión del tiempo se trata de aumentar la eficiencia, utilizando trucos de productividad para hacer más trabajo en menos tiempo. Durante décadas, el consenso fue que los empresarios, ejecutivos y otros grandes triunfadores deberían trabajar hasta la médula. En Wall Street, en Silicon Valley y en Capitol Hill, “Puedo dormir cuando esté muerto” era un estribillo común. Hoy sabemos que quedarse dormido no solo le quita años de vida, sino que también lo hace menos productivo en general.

La sabiduría convencional también dice que debemos saltarnos el almuerzo, aprovechar las distracciones, trabajar en reuniones maratonianas y realizar múltiples tareas para hacer más. Pero la investigación nos dice que la capacidad cognitiva es limitada y el cerebro necesita descansos frecuentes . De hecho, somos más productivos cuando nos tomamos el tiempo de inactividad y le damos a nuestro cerebro la oportunidad de descansar, recuperarse y generar ideas.

Entonces, el primer paso para la gestión del tiempo es aceptar que no podemos hacer todo, hacer lo que podamos pero dejar de culparnos por no hacer más. Luego, en el tiempo limitado que tenemos, concéntrese en las acciones más alineadas con nuestros objetivos más valiosos.

 

Reducir la carga cognitiva

 

Uno de los mayores obstáculos para la gestión eficaz del tiempo es abrumador. Todos conocemos la sensación de tener tanto que hacer que es difícil incluso hacer un seguimiento, y mucho menos terminarlo.

La memoria de trabajo solo contiene unas pocas unidades de información , y cuando nuestra lista de tareas mentales supera los cinco o seis elementos, el cerebro se ve obligado a distribuir parte de nuestra atención para tratar de asegurarse de que nada se escape. Todos sabemos que la multitarea no funciona , pero tratar de realizar un seguimiento de todas sus tareas en su cabeza sin darse cuenta puede tener el mismo efecto.

Cuando la carga cognitiva es alta, gravitamos hacia lo que es fácil, no hacia lo más importante. Si alguna vez has sentido que cuanto más ocupado estás, más tiempo pierdes desplazando tu teléfono o mirando al vacío, la razón es abrumador. Esas actividades de procrastinación son su intento de escapar de la abrumación y encontrar alivio, un sesgo cognitivo que surge cuando estamos al máximo.

La solución es reducir la carga cognitiva , y la forma de hacerlo es dejar de intentar llevar un registro de todo en tu cabeza. El concepto se llama “capturar”, sacando todos esos pensamientos persistentes del fondo de tu cabeza y poniéndolos en la página. Así que asegúrese de comenzar cada día capturando todas esas cosas que tiene en mente. Al poner sus metas, tareas y prioridades por escrito donde sabe que no las olvidará, libera recursos cognitivos para ser creativo y productivo, para que pueda concentrarse menos en preocuparse y más en el trabajo.

 

Resiste las distracciones internas

 

Todos conocemos los peligros de las distracciones: Twitter, Instagram, YouTube y las otras miles de tentaciones tecnológicas que compiten por nuestra atención. Y no hay duda de que la contramedida tradicional (eliminar las distracciones digitales mediante el uso de aplicaciones de bloqueo o apagar el teléfono) es un buen consejo.

Pero cuando echamos toda la culpa a las distracciones externas, estamos abordando solo la mitad del problema. Sí, esas aplicaciones están diseñadas para secuestrar nuestra atención y volvernos adictos . Pero no siempre lo hacen en contra de nuestra voluntad.

Como señala Burkeman en su libro, en la batalla por nuestra atención, a menudo no somos víctimas desafortunadas sino colaboradores dispuestos. Cuando estamos tratando de hacer el trabajo, los buscamos activamente para escapar de la incomodidad. Cuando una tarea laboral es difícil, estresante o incierta, buscamos formas de aliviar la presión . Y eso generalmente toma la forma de recurrir a algo que es más fácil para el cerebro pero potencialmente menos significativo e importante.

El mecanismo subyacente es la evitación experiencial , nuestra tendencia a evitar tareas extenuantes, desagradables o difíciles, incluso si son prioridades laborales importantes. La solución es reconocer que el trabajo puede ser difícil: aceptar la incomodidad del trabajo arduo, darnos cuenta cuando nos sentimos tentados a huir de esa incomodidad y ser intencionales para permanecer concentrados en la tarea e incorporar descansos para que el cerebro no se canse.

Al aceptar la finitud del tiempo y los límites de la capacidad cognitiva, podemos ser más intencionales en nuestras elecciones y dedicar más tiempo a las cosas que realmente valoramos.

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